長いメールがキター!もちろんちゃんと読むよ。
でもこのメールにどれだけの時間がかかってるのか、ふと頭をよぎったのです。

メールに割いている時間を認識していますか

メール書く時間ってそんなにかかってるの?

だって口頭で話したら10~15分程度で終わる内容でも、それと同じ情報量を入れた文章書きだしたら正味1時間じゃ終わらないでしょ?

しかも気にするのは伝達する内容だけじゃないじゃん。
日本語って表現が多彩過ぎるから、言い回しに非常に気を使うよね。

>上手くいっていない状況を説明するのに、相手の批判と受け取られないように…

>こっちの一方的な押し付けと捉えられないように、相手に必要性を感じさせつつ…

そんで何時間もかけて文章を推敲しちゃうんだよね。
で、その文章を送る時、今度は誰をATTN、誰をCCに入れるかにまた頭を悩ませるわけです。

さらには、そのメールアドレスの順番まで頭を悩ませるケースも!

ホワーイ!ジャパニーズ ピーポー!!!

極力残業を0にして人生を楽しむことを自分に課している僕としては、そんなことをしているヒマはないのです。




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なんで長いメール書くのってそんな時間がかかるんだろ?

メールが長くなるには長くなるなりの理由があるはず。

例えば物事を過去の背景から説明したり、そもそも相手が納得していないから長々と説得したりするわけです。

でもこれって客観的に見ると、

『今までの話、全部メールで書くのかよ!』 とか

『言葉で説得できないもんをメールで説得できるわけないだろ!』

って思うよね。

まさにその通り!

要はメールで伝達すべき範囲を逸脱しているにもかかわらず、メールで伝達しようとしているということ。

そりゃいくら時間かけて長いメール書いたところで、結局相手には響かないし、時間の無駄にしかならないよね。

なので僕はメールに関してはめちゃんこ割り切ることにしたのです。

メール書く時の割り切り

どんな割り切り方したの?

簡単に言うと、こんな感じ。

>メールはデータやリンクを送るための手段と考える(極論すれば文字不要)

>文章を書く場合は5行以内

>宛先はとにかく関係者を入れる

1. メールはデータやリンクを送るための手段と考える
データだけはメール以外で送る方が大変なので、もうこれはしょうがないよね。
僕は文章なしでデータだけ添付して送ることもしばしば。
データが届けばいいんです!!!

2. 文章書くなら5行以内
5行以内ってのはもちろん目安。でも今僕はほとんどのメールを3行以内で書いてます。
これで基本的な仕事は十分やっていけるということです…多分。

あ、もちろん情報伝達はメールじゃなくフェイス to フェイスでちゃんとやってますよ。

3. 宛先はとにかく関係者を入れる
宛先とにかく入れるってマジか!?と思う人がいるかも。
でも今の世の中、情報なんて受け手側で取捨選択してるわけで、読まれなくてもいいから共有しとこうかなと。
仕事はチームでやるものなんだから、情報は出来るだけシェアされてる方がいいはずだよね!

むしろ1対1でメールのやり取りしてこじれた場合に、後から他の人を入れてヘルプ要請する方がよっぽど労力かかるわー。

ていう風に割り切ったら、それなりにメールに時間取られることはなくなったかな。

基本はシンプルイズベスト!だね

ほんとそれ!時節の挨拶とか、言い回しとか、そんなことを色々考えるくらいなら本当に伝えたい内容が何かに絞ってみよう!
メール短くしたって、たぶん何の問題もなく進んでいくと思うよ!

さあ、レッツトライ!

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