会社で仕事してると、Microsoft Officeのアプリケーション使うよね。
今日はその使い分けの話。

Officeの3大アプリケーション

Officeにはよく使われる3つのアプリがあります。
1つ目はワード、2つ目はエクセル、そして3つ目がパワーポイント。
それぞれに特性があって、使う用途が違います。

1. ワード

文章作成ソフト。
ほんとは色々出来るんだろうけど、基本は字を打つだけのソフト。
ソフト名がワードって、まさに名は体を表すという感じ。

2.エクセル

表計算ソフト。
こんなに素晴らしい機能を備えたアプリケーションは他に類を見ない。
関数、マクロなどを極めていけば、手作業をどんどん自動化することも可能。

3. パワーポイント

プレゼンテーション作成ソフト。
プレゼンで伝えたい内容を図形や写真を用いて可視化し、紙芝居のように分かりやすくするソフト。

さて基本的な説明はこのくらいにして、今日は年代別にどのスキルを伸ばしていくべきかという話をしようかなと。

年代別にスキルを伸ばすべきソフト

社会人初期にスキルを伸ばすべきソフト:エクセル

巷ではエクセル出来る人のことを「エクセラ―」とか言ってあがめる傾向にあります。

確かに関数やマクロを使いこなせば作業は効率よく進むし、「一家に一台」ならぬ「一課に一人」いればありがたい存在であることは間違いありません。

でも正直それ、便利屋になってるよ?

若い頃は便利屋でもいいんです。
エクセルで出している数値が何を表しているのか、何に使われているのか。作業をしながらそういった知識をつけていくことで、次の高度な仕事の土台を築いていくのです。

でもある程度年取ってからエクセル仕事ばかりなのはちょっと問題な気が。
なぜならエクセル仕事って「仕事」と言うよりも「作業」でしかなく、仕事のものすごく狭い一部分でしかないから。

正直エクセルばっかやってても、全体像把握スキルとか人を動かすスキルとか全くつかないし、社会人として成長しないわ…

そう危惧して、僕は30代後半に差しかかった時、かなり努力して関数やマクロのレベルを上げたにもかかわらずエクセルから距離を置くことに決めました。

今は「作業者にはなるなよ!」って言いながら、若手にエクセルを教える側に回っています。




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次にスキルを伸ばすべきソフト:パワーポイント

パワーポイントは前述のとおりプレゼンテーション作成ソフトですから、全体のストーリーを考えながら作っていかなければなりません。

でも企業にいるとストーリーは先に決まってしまっていて、上司からパワーポイントだけ作ってくれと言われることも多いよね。

そこで結局決まったストーリーをどのように表現すれば、こちらの意図が相手に伝わるかを学ぶことになります。

・このページで言いたいことは何なのか…

・結論から先に言うのか、始めから順序立てて最後に結論を言うのか…

・なぜこの文字の大きさ、太さなのか…

・色にはすべて意味がある。なぜこの色をここで使っているのか… など。

同じ内容を表現していても、習熟していない人のパワーポイントは内容以前に突っ込みたいところが多過ぎるケースが散見されます。

それって時間をかけて人に伝わらない資料を作ってるわけで、本当にもったいない。

パワーポイントのスキルを上げて、伝えたいことを伝えられるようになろう!

最後にスキルを伸ばすべきソフト:ワード

最後にスキルを伸ばすべきソフトはワード。

え?字を打つだけのソフトじゃん!と思うなかれ。
全ての思考は文字で表現されないと他者には伝わらないのです。

前述のパワーポイントはストーリーが決まっていないと形にならないわけですが、依頼された時にストーリーが明確でないケースもよくあります。

これでは依頼される側はたまったもんじゃないですよね。
なんとかストーリーを想像で補い、時間をかけて作成したパワーポイントが「これじゃない!」と一蹴される画が容易に想像出来ます。

ワードのスキルを上げるということは、字を早く打てるようになるということではなく、ストーリーを構造化して伝えやすく組み立てるスキルを上げるということです。

・並列に存在する構造(章立て)の粒度を等しくする…

・各章で最も伝えたいことをきちんとフォーカスする

・結論に至るまでの道筋を論理立てて説明する… など

これが出来るようになると、人にきちんとパワーポイントを作ってもらうための指示が出来るようになります。

ていうか逆に、人に説明するのにパワーポイントが無くても出来るようになります。

ワードのスキルを上げて、自分の主張を構造化し、伝えたいことが何かを人に明確に伝えられるようになろう!

まとめ

仕事で人に何かを伝えるときに使うソフトであるエクセル、パワーポイント、ワードはそれぞれ役割が違う。

若いうちは作業の一環としてエクセルを使うのもありだが、そこに留まっていてはいけない。

エクセル業務がめちゃんこ得意な部長とかってあんまいないよね。

それって責任者の持つべきスキルとエクセルスキルに共通点が少ないってことなのかもしれない。

出来るだけ若いうちに『ストーリーを作り、それを以って人を動かす思考に変わっていくこと』が、社会人として成長する近道なのだ!

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