僕が今の会社に入って一番最初に驚いたこと、それはメールの量が多いこと。

しかもOutlookって、始めは未読メールが太字になるだけだし、プレビューしたら既読になる設定。

その結果、どのメールをちゃんと読んでてどのメールは単なるプレビューで開いたのかもゴチャゴチャに。

このままではイカーン!何とかせねば!と奮起したのが入社数日後のこと。

このままでは優先順位がつけられない

僕は前の会社にいた時はそこまでメールが多くなかったので、上から順に処理するだけでも仕事が進んでました。

でもさすがにこれだけメールが多くなると、どう処理するかの方法を考えないといけない。

もちろん僕の手元に来るメールは全部目を通さないといけないとは思うけれど、全部未読だと読むまで優先順位が分からない。頼れるものは題名と送ってきた人の名前のみ。さてどうしたものか。。。

そこでピンときた!

送ってきた人に応じてメールの色を変えればいいんだ!

そうすれば、メールを読む前に英語表記で読みにくい名前を読んでから判断するというプロセスは要らなくなる!

メールボックスをパッと見て色で重要度をある程度判断出来れば、文字を読むことなく優先順位が一瞬でつけられるし、今の僕のメールボックスの状況が緊急度が高いのか低いのかも一目瞭然で分かるはず!

おお、冴えてるわー!




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メールに色をつけてみる

というわけで、とにかくメールの優先順位がパッと見で分かるよう、送信者別にメールに色をつけてみた。

■ 上司からのメール = 緑
僕より上のレベルの人からのメールは全部緑色に。とにかく緑が来たら今やっている作業を全て止めて対応。回答が終わるまで他のことをしないレベル。優先度SSS。

■ トラブル系メール = ピンク
トラブルを一手にまとめているシステムからのメールはピンクに。即対応しないと周りに迷惑が掛かるので、今やっている作業を止めて事の重大性を即確認。ただ自分で回答を出せない場合もあるので、対応者に振るところまで完結させる。優先度SS。

■ 営業チームからのメール = 紫
セールスチームからのメールは紫色に。情報共有よりも依頼事項の方が割合が多いので、出来るだけ早く返答してあげる。今やっている作業を止めて内容チェック。緊急かどうかを確認してからおおよその対応日程を返答する。優先度S。

■ CMMからのメール = 青
CMM(Category Merchant Manager)っていう僕と同じ役割の人からのメールは青色に。役割が同じだけに重要な連絡情報が多く、まず内容を確認。ただ即対応をしなければいけないケースは少ないので優先度A。

■ Sportsチームからのメール = 青緑
■ Automotiveチームからのメール = 茶色
僕はスポーツカテゴリーと車・バイクカテゴリーの2つを担当しているので、それぞれのチームからメールが来るんだけれども、どちらかと言うと情報共有が多いので、優先度B

■ その他分類されてないメール = 赤色
上記に指定した送信者以外の人から来たメールは赤色に。仕事柄に条件指定していない人から直接来るメールが緊急なことはほぼないから、優先度C。

■ 日次・週次データメール = 黄土色
売上データなどシステムから自動配信されるメールは黄土色に。必要な時に見ればいいから、優先度D。

完成!

で、上記の条件を設定した結果、僕のメールボックスはこんな感じに(件名はモザイクかけてます)。

カラフルすぎる!たまに「カビ生えたみたいだなあ」って思うんだよね(笑)

でもめっちゃ分かりやすい!やってよかったー!

まとめ

この入社数日後に粗削りながら導入したメールの色管理システム、僕の仕事環境にドンピシャだったらしく、1年以上経った今でも継続して使い続けてます。

もしうちの会社で色分けやってない人がいたら、ぜひ試してみてほしい!多分うちの文化に会う方法だから、超オススメっす!

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